Urząd Miejski
w Miłakowie

Miłakowo, 25.07.2023 r.

Nr sprawy: RGT.ZP.44.2023

Zapytanie ofertowe nr RGT.ZP.44.2023

Organizacja plenerowej imprezy kulturalno - integracyjnej 

 w ramach realizacji projektu pn. „PR/1/005/2018”

Tryb udzielania zamówienia: Niniejsze postępowanie toczy się w oparciu o zasadę konkurencyjności określoną w aktualnie obowiązujących Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 oraz Regulaminu udzielenia zamówień publicznych przez Gminę Miłakowo o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 złotych netto (Zarządzenie nr 1/2021 Burmistrza Miłakowa z dnia 04.01.2021r.)

        I.      Zamawiający:  

Gmina Miłakowo, ul. Olsztyńska 16, 14-310 Miłakowo, NIP 741-20-25-674.

II.Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest Organizacja plenerowej imprezy kulturalno - integracyjnej” realizowanejw ramach projektu PR/1/005/2018 współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego instrumentu Sąsiedztwa.

1. Zakres zamówienia obejmuje usługę organizacji plenerowego, ekologicznego pikniku rodzinnego na działce wskazanej przez Zamawiającego, w dniu 05.08.2023 roku. W zakres usługi wchodzi:

A. Oprawa muzyczna - koncert zespołu muzycznego z towarzyszeniem instrumentów klawiszowych i sentyzatorów. Opis usługi i wymagania zamawiającego:

1. Czas trwania występu: minimum 90 minut.
2. Podczas występu powinny być wykonywane np.: popularne piosenki w języku polskim i ukraińskim.
3. Występ powinien odbyć się na żywo: zagrany przy użyciu minimum 4 instrumentów muzycznych, w tym:
4. gitary;
5. sentyzatory;
6. instrument klawiszowy;
7. dowolny instrument.
8. Grana muzyka powinna zawierać elementy rocka i folku, oraz nawiązywać do kultury ukraińskiej.
9. Zamawiający wymaga, aby podczas występu, członek Zespołu muzycznego opowiadał krótkie anegdoty np. o historii związanej z powstaniem śpiewanej piosenki,
10. Zamawiający wymaga, aby Zespół muzyczny posiadał minimum 20-letnie doświadczenie w występowaniu na scenie i prezentowaniu piosenek.
11. Zamawiający wymaga, aby Zespół muzyczny wydał minimum 3 albumy,
12. Zamawiający wymaga, aby utwory Zespołu muzycznego były grane przez ogólnopolskie stacje radiowe w okresie min. Ostatnich 5 lat.

B. Nagłośnienie i oświetlenie wydarzenia. Opis usługi i wymagania zamawiającego:

a. Parametry nagłośnienia – niezbędne minimum techniczne:

1) System nagłośnienia - Wymagane jest zapewnienie równomiernego nagłośnienia na wyznaczonym przez Organizatorów obszarze za pomocą wysokiej jakości systemu wyrównanego liniowo ”LINE ARRAY” 2) Kolumny głośnikowe:

1. Wymagany jest czterodrożny (minimum trójdrożny) system nagłośnieniowy.
2. Dopuszczone są wyłącznie najwyższej serii modele zestawów głośnikowych Line Array.
3. Akceptowane systemy głośnikowe:

L’Acoustics (K1, K2, V-DOSC, KARA), Outline (GTO, C-12,

MANTAS) Adamson (S10,Y10), d&b audiotechnik (seria J,V, GSL),

Coda Audio (AiRAY,ViRAY), JBL VTX(A12, V20, V25), Meyer Sound (Milo, Mica, Lion) dB Technologies (VIO, DVA, T12).

1. Systemy średnio - wysokotonowe powinny być podwieszone.
2. Przesłonięcia systemów nagłośnieniowych są możliwe wyłącznie za pomocą specjalnej, atestowanej tkaniny, przeznaczonej do tych celów. Izolacyjność akustyczna tkaniny nie może przekraczać 1 dB w całym paśmie akustycznym.
3. System nagłośnieniowy powinien równomiernie pokrywać dźwiękiem cały obszar audytorium spełniając następujące warunki:

• powinien być złożony z jednego “grona” na stronę, składającego się z odpowiedniej ilości kolumn głośnikowych Line Array, podwieszonych obok sceny, ukierunkowanych tak, aby zminimalizować ewentualne odbicia dźwięku od ścian budynków oraz z odpowiedniej ilości kolumn głośnikowych niskotonowych ( SUB BASS )
• musi być skorygowany fazowo zgodnie z zasadami sztuki oraz częstotliwościowo zachowując kryterium (- 3 dB) w paśmie użytkowym 50 - 12 000 Hz
• zestaw powinien być tak zaprojektowany i skonfigurowany, aby (po dokonaniu pełnej korekcji fazowo – częstotliwościowej) miał zdolność do wyemitowania w odległości 35m od sceny (stack FOH ) ciśnienia akustycznego dźwięku o poziomie nie mniejszym niż:
  • 106 dB ( stereo program )
  • 112 dB ( peak )
• moc wzmacniaczy przeznaczona dla sekcji głośnikowych danej kolumny głośnikowej Line Array powinna być dobrana w odpowiedniej proporcji zgodnie z zaleceniami producenta sprzętu
• ilość oraz moc kolumn głośnikowych niskotonowych (SUB BASS) powinna być równoważna i dobrana w analogiczny sposób, zgodnie z zaleceniami producenta sprzętu.

1. Sektor bezpośrednio przy scenie powinien być nagłośniony wysokiej jakości systemem kolumn głośnikowych „FRONT -FILL “. Powinien on być tej samej firmy co główne nagłośnienie.
2. Sektory boczne powinny być nagłośnione systemem „OUT-FILL” o mocy adekwatnej do nagłaśnianego obszaru.

j) Konfigurację aparatury dla potrzeb koncertu należy opracować w odpowiednim, dedykowanym dla danego systemu dźwiękowego programie predykcyjnym.

3) Konsolety mikserskie

• zapewnienie miejsca w reżyserkach na stoły i Stageracka oraz dwóch kabli Cat 5e(STP), lub 6A(S/FTP) położonych pomiędzy reżyserką frontową i monitorową o maksymalnej długości 75m. Stoły mają pracować na wspólnym racku. Wszystkie instrumenty zespołu (zakładamy od 4-8szt) wpięte bezpośrednio w stageracka bez użycia splittera.
• Podpięcie stołu frontowego zespołu bezpośrednio do procesora systemu nagłośnieniowego lub do stołu masterowego poprzez złącza AES/EBU
• Procesor głośnikowy
  • Dedykowany wyłącznie do danej aparatury nagłośnieniowej bądź uznanych firm(DOLBY LAKE, XTA, BSS lub podobny tej klasie)
• Wzmacniacze mocy wyłącznie odpowiednio wysokiej klasy wzmacniacze mocy renomowanych firm, dedykowane dla danej aparatury nagłośnieniowej wykorzystywanej podczas koncertu.
• Statywy mikrofonowe – minimum 8 sztuk łamanych statywów 7) Konfiguracja monitorowa:
  • 4 szt. (2 tory po 2 szt.) bardzo mocnych wedge na 15” głośniku, które dobrze radzą sobie z niskimi częstotliwościami. Dedykowane wzmacniacze lub inne dobrej klasy.
  • 4 powroty LR poprowadzone między stołem monitorowym a riserem z perkusjonaliami
  • 1 przejściówka z ack TRS na imbus 6mm

8) Zasilanie  

• odpowiedniej mocy agregat prądotwórczy do wykorzystania wyłącznie dla potrzeb nagłośnienia
• Zarówno w przypadku zasilania jednofazowego jak i trójfazowego bezwzględnie wymagana jest instalacja z dodatkowym przewodem ochronnym
• przygotowanie instalacji elektrycznej oraz sygnałowej potrzebnej do podłączenia sprzętu muzyków
• Aparatura nagłośnieniowa powinna być uruchomiona i sprawdzona co najmniej na godzinę przed próbą zespołu
• Wszystkie gniazdka sieciowe udostępnione na scenie powinny być zaopatrzone w bolec uziemiający.

b. Parametry oświetlenia

a. niezbędne minimum techniczne:

• 16x Robe Robin LED Wash 600/800 / Robe Spiider
• 12x Robe Pointe
• 6x Atomic 3000
• 12x Suntrip
• 8x Blinder
• 4x Look Unique + wentylatory
• 1x GrandMa2/3 minimum Light

1. Podczas prób oraz koncertu niezbędna jest obecność dwóch doświadczonych dobrze znających system oświetlenia na danej scenie techników wyposażonych w łączność bezprzewodową.
2. Sprzęt musi być gotowy do pracy na godzinę przed przyjazdem technika.

C. Zapewnienie zabezpieczenia energetycznego w postaci:

1. Zapewnienie agregatów prądotwórczych wraz z paliwem o mocy nie mniejszej niż zapotrzebowanie wynikające z ryderu technicznego zespołu.
2. Zapewnienie obsługi technicznej agregatu w celu zapewnienia bezpieczeństwa dla zespołów techników i wykonawców podczas imprezy plenerowej.
3. Wykonawca zapewnia zabezpieczenie i obsługę energetyczna dla wszystkich podmiotów znajdujących się na terenie imprezy w dniu 05.07.2023 roku w godzinach: 14:00-22:00.

1. Budowa zaplecza technicznego i socjalnego dla artystów zgodnie z ryderem zaproponowanego artysty,
2. Budowa zaplecza technicznego, w tym:
   1. Zapewnienie ławek i stołów dla uczestników, min 15 kompletów.
   2. Zapewnienie sceny z zadaszeniem o min. wymiarach 7 x 5 m, wraz z jej pełną obsługą.

F. Organizacja 7 ekologicznych warsztatów dla rodzin, dla min. 20 uczestników każdy.

1. Rodzaje warsztatów: naturalne oczyszczanie wody, malowanie ekologicznymi farbami desek z recyklingu, bębny z recyklingu, gobeliny z ziół, malowanie twarzy i inne.
2. Wykonawca zapewnia materiały do organizacji warsztatów.

2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych z uwagi na jednorodność przedmiotu zamówienia, które w całości dotyczy jednego wydarzenia plenerowego, wykonanego 1 dnia.
3. Zamawiający dopuszcza zastosowanie przez Wykonawców rozwiązań równoważnych w stosunku do rozwiązań opisanych w niniejszym zapytaniu. Wykonawca, który w ofercie powoła się na zastosowanie rozwiązań równoważnych, obowiązany jest wykazać, że oferowane przez niego rozwiązania spełniają wymagania określone przez zamawiającego.

3.Kody dotyczące przedmiotu zamówienia określone we Wspólnym Słowniku Zamówień:

92000000-1 Usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe.

80000000-4 Usługi edukacyjne i szkoleniowe.

• Termin realizacji umowy:

Od dnia podpisania umowy do 05.08.2023 r.

1. Kryteria oceny oferty:
   1. Oceny ofert będzie dokonywał Zamawiający. Zamawiający może żądać udzielania przez Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz dokonać poprawek oczywistych pomyłek w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę.
   2. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się kryteriami oceny ofert, o których mowa w ust. 3.
   3. W odniesieniu do wykonawców, którzy spełnili przedstawione warunki, Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie następujących kryteriów:

                    1)         Cena (C) - 100 %

4. Kryterium „Cena” (C) - (waga 100%) - liczba punktów, które można uzyskać w przedmiotowym kryterium zostanie obliczona wg następującego wzoru: C=(C_min: C_oferty) x 100 pkt, gdzie:

C - oznacza punkty za cenę brutto za wykonanie całości przedmiotu zamówienia,

C_min - oznacza najniższą cenę spośród złożonych ofert,  

C_oferty - oznacza cenę badanej oferty

Porównywaną ceną będzie cena brutto ogółem za realizację zamówienia obliczona przez

Wykonawcę zgodnie z przepisami prawa i podana w „Formularzu Ofertowym” (załącznik nr

1).

5. Zamawiający może przyznać wykonawcy maksymalnie 100 punktów. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów.

V.Termin i miejsce składania ofert:

1. Ofertę należy złożyć w Urzędzie Miejskim w Miłakowie do dnia 02.08.2023 r. do godz. 15:30

(liczy się data wpływu do Urzędu).  

Ofertę należy złożyć pisemnie, w zamkniętej kopercie. Na kopercie należy umieścić nazwę i adres zamawiającego, nazwę i adres wykonawcy oraz napis: „Oferta złożona w odpowiedzi na Zapytanie ofertowe nr RGT.ZP.44.2023”.

2. Oferty złożone po terminie lub zawierające braki (brak wymaganych załączników) nie będą podlegać ocenie.

1. Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy:

Na ofertę składają się następujące dokumenty i oświadczenia w wersji papierowej:

1. Formularz ofertowy – zgodnie z załącznikiem nr 1;
2. Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym - zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego;
3. Pełnomocnictwo w przypadku ustanowienia przez Wykonawcę pełnomocnika, oryginał udzielonego pełnomocnictwa lub notarialnie potwierdzoną jego kopię. Z treści pełnomocnictwa musi jednoznacznie wynikać zakres umocowania do czynności związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności do podpisania i złożenia oferty.
4. Oświadczenie RORO – zgodnie z załącznikiem nr 3.

• Osoba prowadząca procedurę udzielania zamówienia i osoba do kontaktu w sprawie

ogłoszenia:

Aneta Gołębiewska - Kądziela, tel. 89 757 83 40, e-mail: promocja@milakowo.eu

Marta Gruszczyńska, Tel. 89 757 83 41, e-mail: zamowienia@milakowo.eu  

• Wykluczenia - informacja na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych: W postępowaniu nie mogą brać udziału podmioty, które powiązane są z zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub

kapitałowo, w szczególności poprzez:

• uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
• posiadanie co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
• pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
• pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

2. Ocena spełniania warunku nastąpi na podstawie wypełnionego przez Wykonawcę załącznika nr 2 do zapytania ofertowego.

1. Warunki istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia:
   1. Zmiana postanowień niniejszej umowy może nastąpić za zgodą obydwu stron wyrażoną na piśmie, w formie aneksu do umowy z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności takiej zmiany.
   2. Zamawiający określa następujące okoliczności, które mogą powodować konieczność wprowadzenia zmian w treści zawartej umowy w stosunku do treści złożonej oferty:

• wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć pomimo zachowania należytej staranności.
• zmiany terminu realizacji umowy w przypadku zawieszenia realizacji przedmiotu zamówienia przez zamawiającego,
• zmiany terminu realizacji umowy w przypadku wystąpienia przestojów i opóźnień zawinionych przez Zamawiającego,
• zamiany terminu realizacji umowy w przypadku działania siły wyższej (np. klęski żywiołowe, strajki), mającej bezpośredni wpływ na terminowość wykonania przedmiotu umowy,
• zmiany terminu na skutek działań osób trzecich lub organów władzy publicznej, które spowodują przerwanie lub czasowe zawieszenie realizacji przedmiotu umowy,
• w przypadku urzędowej zmiany stawki VAT strony zobowiązują się do zawarcia aneksu do umowy regulującego wysokość VAT, tym samym zmiany wynagrodzenia określonego w §3 ust.1 niniejszej umowy. Koszty związane ze wzrostem stawki VAT pokrywa wykonawca,
• wystąpienia oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy,

3.W przypadkach wystąpienia okoliczności określonych w ust.2 pkt.2)-5) strony ustalą nowe terminy realizacji, z tym, że minimalny okres przesunięcia terminu zakończenia równy będzie okresowi przerwy lub postoju.

Burmistrz Miłakowa

/-/ Krzysztof Szulborski